Comment migrer vers une solution de téléphonie en nuage

Vous devez renouveler le contrat votre système téléphonique… conventionnel. Ce système a nettement été fiable mais… votre équipement est désuet et son entretien, coûteux? Vous songez donc à vous tourner vers la solution de téléphonie IP en mode hébergé. Un excellent choix! Mais comment migrer?

Prêt? Presque!

Avant d’entreprendre cet important changement, formez une équipe de « spécialistes » parmi vos employés. Cette équipe sera chargée de gérer les 6 étapes pour que la migration se déroule selon les règles de l’art.

1. L'évaluation des besoins

Les besoins ne se limitent pas aux fonctionnalités existantes. Il importe de sortir des sentiers battus; en fait, on regarde en arrière pour mieux aller de l’avant! Votre équipe devra cerner les irritants du système actuel et faire l’analyse des améliorations possibles (télétravail, enregistrement des conversations, conférences téléphoniques, messages par courriel, etc.) Pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour revoir vos procédures de service à la clientèle? Étudier les moyens de mieux servir vos clients? Consultez vos utilisateurs; après tout, ils connaissent bien vos clients!

2. L'aspect technique

Votre réseau peut-il supporter l’achalandage supplémentaire (bande passante, sécurité, équipements, etc.)? Le nombre de lignes actuel est-il suffisant? Qu’en est-il du nombre de postes? Connaissez-vous votre volume d’appels? Prévoyez-vous une croissance? Autant d’éléments à considérer quand on songe à passer à la téléphonie IP en mode hébergé.

3. Le choix du fournisseur
Le fournisseur de services doit pouvoir donner de précieux conseils tout en travaillant en harmonie avec votre équipe et vous. Vous devez donc le choisir avec soin
4. Le choix de l'équipement

L’équipement doit répondre aux besoins actuels des utilisateurs en plus de leur offrir de nouvelles fonctionnalités. Il va de soi qu’après l’analyse de vos besoins, un bon fournisseur de services sera en mesure de vous suggérer l’équipement approprié…

5. Le déploiement

Peu importe l’ampleur de votre entreprise, nous suggérons d’effectuer le déploiement en 3 phases. La première phase consiste à installer 10 % des postes* et à effectuer des tests. Lorsque les tests sont concluants, on passera à la deuxième phase qui touche 10 à 20 % des postes. La plupart des problèmes ayant été réglés lors des phases 1 et 2, il sera facile de réaliser le déploiement final. Le succès du déploiement repose sur la règle 80/20 : 80 % de préparation, 20 % d’installation.

6. Le soutien

Rien de tel que le soutien aux utilisateurs afin de leur assurer une transition agréable! Rappelez-vous que tous les problèmes relevés doivent être réglés rapidement et efficacement.

Pensez environnement!

Assurez-vous que les vieux équipements seront récupérés et recyclés, une fois la migration complétée.

Qui dit succès...

songe à la planification, la communication, le travail d’équipe, la compréhension des besoins des utilisateurs, et le savoir-faire technique.

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*Postes : Nous utilisons le nombre de postes pour simplifier les explications. Cependant, assurez-vous que rien ne vous échappe en répartissant la migration en plusieurs catégories centrées sur l’utilisateur ou sur le site, ou les deux. Vous pourriez, par exemple, envisager les catégories « nouveaux employés », « employés existants déplacés vers un nouveau site », « bâtiments nouvellement connectés », « rattrapage des bâtiments existants », « fusion et acquisition de bâtiments » ou « bâtiments dont le contrat doit être bientôt renouvelé »